Nota korygująca do oryginału czy duplikatu faktury VAT?

Nota korygująca jest jednym z kilku sposobów na poprawienie błędów, które pojawiły się w wystawionej fakturze VAT. W przypadku wykrycia błędu możemy zgłosić to do kontrahenta i poprosić o fakturę korygującą. Sytuacja komplikuje się, jeżeli również i w tym dokumencie pojawią się błędy. Zgodnie z prawem, duplikat faktury jest wystawiany w sytuacji, gdy oryginalny dokument ulegnie zniszczeniu bądź zaginie. Duplikat i faktura są praktycznie identyczne, z tą różnicą, że na duplikacie pojawia się zapis „Duplikat z dnia (data)”.

Do której wersji faktury wystawiana jest nota korygująca?

Noty korygujące wystawiane są tylko i wyłącznie w przypadku pojawienia się w fakturze małych błędów, jak błąd w dacie wystawienia faktury lub dostarczenia towaru, numerze faktury, nazwy usługi bądź towaru, personaliów bądź adresu którejś ze stron. Jeżeli w fakturze bądź jej duplikacie pojawił się błąd w liczbie dostarczonych towarów, cenie jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, kwoty obniżek cen, sumy wartości sprzedaży netto, kwoty należności ogółem lub kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, to musi zostać wystawiona faktura korygująca.

Fakturą korygującą księgowa może poprawić błędy usuwane za pomocą noty korygującej, jednak błędy korygowane fakturą korygującą nie mogą zostać poprawione przy pomocy noty korygującej. Nota korygująca jest dokumentem, który może zostać wystawiony zarówno do oryginału, jak i duplikatu faktury. W przypadku wykonywania noty korygującej do duplikatu, należy pamiętać, by w treści wskazać dane dotyczące duplikatu faktury, czyli odpowiednią datę oraz jej numer.

Nota korygująca powinna zostać zaakceptowana zarówno przez nabywcę, jak i sprzedawcę. Jeżeli po przesłaniu jej do sprzedawcy za pomocą poczty tradycyjnej lub elektronicznej nie dostaniemy odpowiedzi przez okres 14 dni, możemy uznać, że sprzedawca wyraził milczącą akceptację noty korygującej. W przesyłanym dokumencie warto dodać adnotację odnośnie automatycznej akceptacji jeżeli przez 14 dni sprzedawca nie zgłosi sprzeciwu. Jeżeli chcemy, aby wszystkie nasze faktury były odpowiednio rozliczane, a wszystkie nieprawidłowości ekspresowo załatwiane, warto skontaktować się z profesjonalnym biurem księgowym, i jemu powierzyć wszelkie sprawy związane z księgowością w naszej firmie.